Ziel dieser Erweiterung war es, den gesamten Vergabeprozess als durchgängigen elektronischen Workflow in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Landkreises zu integrieren. Damit konnten interne Abläufe weiter optimiert, elektronische Abzeichnungen eingeführt sowie das Rechnungsprüfungsamt nahtlos in den digitalen Vergabeprozess eingebunden werden. Dank moderner Rollensysteme und individuell angepasster Workflows wird heute jeder Schritt eines Vergabeverfahrens vollständig elektronisch abgebildet.
„Mit der umfassenden Digitalisierung unserer Vergabestelle sind wir im Landkreis Börde optimal aufgestellt“, erklärt Amtsleiter Marten Schulz. „Von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen über die Angebotsprüfung bis hin zur elektronischen Archivierung erfolgen sämtliche Verfahrensschritte digital, rechtssicher und transparent.“
Zu den wesentlichen Vorteilen des eingesetzten Systems gehören unter anderem:
Durchführung von Nachtragsverfahren nach VHB-VOB
kundenindividuelle Formulare und Workflows
Schnittstellen zu Dritt-Systemen wie SAP und DMS-Systeme
direkte Anbindung an Archivierungssysteme
Bereitstellung des Verfahrens „elektronische Auktion“
Besonders hervorzuheben ist die Funktion der elektronischen Auktion, die insbesondere bei Gas- und Strombeschaffungen eingesetzt wird. Dieses Verfahren, das ausschließlich von einem spezialisierten Anbieter bereitgestellt wird, ermöglicht erhebliche Einsparungen: Pro Ausschreibung können rund 18.000 bis 20.000 Euro eingespart werden. „Diese finanziellen Vorteile zeigen eindrucksvoll, wie sehr digitale Prozesse auch zur Entlastung des Kreishaushalts beitragen“, betont Sachgebietsleiterin Anka Brisch.
Darüber hinaus gewährleistet das System eine hohe Akzeptanz und Rechtssicherheit. Die Vergabesoftware, mit der auch der Landkreis Börde arbeitet, wird von einer Vielzahl der Vergabestellen in Sachsen-Anhalt genutzt und ist bei Vergabekammern, Drittprüfern sowie Zuwendungsgebern anerkannt.
Mit der vollständigen elektronischen Abwicklung aller Vergabeverfahren setzt der Landkreis Börde landesweit Maßstäbe. Die moderne Infrastruktur stärkt nicht nur Effizienz und Transparenz, sondern bietet auch Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einen zeitgemäßen und serviceorientierten Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen.
Der Landkreis Börde bekräftigt damit seinen Anspruch, Verwaltungsprozesse kontinuierlich zu modernisieren und konsequent an den Anforderungen einer digitalen Zukunft auszurichten.