Vorlage - 161/51/2008  

Beschlussvorschlag:

 

Der Kreistag beschließt die von der Verwaltung vorgelegte Stellungnahme und deren konsequente Umsetzung hinsichtlich der festgelegten Maßnahmen zur Abstellung der vom Landesrechnungshof aufgezeigten Mängel.

Sachdarstellung, Begründung:

 

Gem. § 33 Abs. 3 Nr. 5 LKO LSA ist der Prüfbericht mit seiner Stellungnahme dem Kreistag zur Beschlussfassung vorzulegen und diese dem Landesverwaltungsamt, Referat Kommunalaufsicht weiterzuleiten.

 

Vormerkungen:

Der Landkreis versteht die vom Landesrechnungshof aufgezeigten Mängel als Hilfestellung, um die zukünftige Verwaltungsarbeit zu den angeführten Kritikpunkten effizienter gestalten zu können. Diese positive Grundhaltung wurde bereits in dem zum Prüfbericht geführten Abschlussgespräch am 27.07.2007 gegenüber dem Landesrechnungshof deutlich gemacht. Die im Prüfzeitraum vorherrschende Personalsituation im Jugendamtsbereich stellte sowohl an die Amts- und Sachgebietsleitung als auch an die Mitarbeiter eine Herausforderung dar, der man unter den Gesichtspunkten der in den Punkten 4.1 bis 4.3 aufgezeigten Mängel nur bedingt gewachsen war. Es zeigte sich, dass die Kompensierung von 4 langzeitkranken Mitarbeitern im Sozialen Dienst mit einem Ausfall von insgesamt 745 Krankentagen und einem weiteren Ausfall im Jugendbereich mit 375 Tagen in den Jahren 2006 und 2007 nur sehr ungenügend gelang. Die hinzukommende Problematik der Fusion des Schulverwaltungs- und Jugendamtes ab 2005 unter dem Gesichtspunkt der Haushaltskonsolidierung und der bevorstehenden Gebietsreform sowie die Verschmelzung der Leitungstätigkeit ab 2007 zwischen den beiden Altkreisen beförderten den Umstand, dass sich die Amts- und Sachgebietsleitung schwerpunktmäßig in dieser Übergangszeit auf die absolut notwendigen Leitungsmaßnahmen beschränkte und damit beschriebene Sachstände zuließ. In dem von beiden Seiten sehr offen und mit einer positiven Grundhaltung geführten Abschlussgespräch wird diese Situation auch vom Landesrechnungshof gesehen und zur Veränderung angemahnt.

 

Stellungnahme:

Punkt 4                       Organisation der Leistungsverwaltung

Punkt 4.1 bis 4.3        Personalentwicklung, Organisationsstruktur, Arbeitsorganisation,

                                    Aktenführung und Fachaufsicht

Mit der Fusion der beiden Altkreise zum Landkreis Börde wurde durch Änderung der Organisationsstruktur das Jugendamt wieder ein eigenständiger Amtsbereich. Dadurch soll unter anderem sichergestellt werden, dass die Amts- und Sachgebietsleitung ihre Kontrollpflicht zu den im Prüfbereich aufgezeigten Mängeln in vollem Umfang wahrnehmen kann. Die personelle Situation wurde umgehend dadurch entschärft, dass entsprechende Krankenvertretungen eingesetzt wurden. Darüber hinaus wurde das Jugendamt insgesamt personell gestärkt.

 

Die im Altkreis Bördekreis vorgefundene individuelle und damit nicht einheitliche Aktenführung im Bereich des ASD wird abgestellt. Notwendige Anpassungen und Harmonisierungen von Arbeitsabläufen auf die bisherige Verfahrensweise des Altkreises Ohrekreis werden im Zuge der Gebietsreform auch im Bereich des Sozialen Dienstes vorgenommen. Damit wird zukünftig eine nach Vorgabe durch die Amtsleitung einheitliche Aktenführung sichergestellt.

 

Die vom Landesrechnungshof geforderte Weiterbildung der Mitarbeiter des ASD zu Fragen der Bescheiderteilung und der Prüfung der Zuständigkeiten wurde stärker in den Blickpunkt der Leitungstätigkeit gerückt. Eine kontinuierliche Teilnahme von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen an AI-Lehrgängen sowie innerbetriebliche organisierte Schulungen sollen hier Abhilfe schaffen.

 

 

 

 

 

Punkt 4.4                    Anordnungs- und buchungsrechtliche Verfahrensweise in der

                                    Leistungsverwaltung

Die im Bericht festgestellten Mängel konnten bereits während der Prüfung bzw. für einen Teil der Punkte kurz danach abgestellt werden. Die gegen Haushaltsgrundsätze verstoßene Zuordnung einzelner Buchungen wurde sofort mit der Softwarefirma besprochen. Die notwendigen Korrekturen wurden umgehend eingearbeitet.

 

Punkt 5                       Leistungen der Jugendhilfe nach dem SGB VIII

Punkt 5.1                    Sozialpädagogische Familienhilfe

Die aufgezeigten Mängel wurden, wie unter Punkt 4 bereits beschrieben, mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Sozialen Dienstes und des Pflegekinderdienstes ausgewertet.

 

Nachfolgende Verfügung wurde durch die Amtsleitung mit sofortiger Wirkung erlassen: “Die ordnungsgemäße und nach der Vorgabe durch die Sachgebietsleitung einheitliche Aktenführung ist durch alle Sozialarbeiter zu sichern. Dabei entspricht die Vorgabe zur Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe der Aktenführung des Altkreises Ohrekreis”.

 

Im Wesentlichen sind dies die genaue Erfassung  der Abgabedaten von Schreiben, die genaue Festlegung von Zielen und Zeitangaben in Hilfeplänen sowie der Nachweis von einmaligen Beihilfen in der Akte des zuständigen Sozialarbeiters. Die in der Akte erfassten Schreiben und Belege sind durchgängig zu nummerieren, Weiterleitungen an Gerichte sind in Form von Kopien zu realisieren. Die beanstandeten Akten wurden entsprechend aufgearbeitet und die gegebenen Hinweise in der zukünftigen Arbeit berücksichtigt.

 

 

Punkt 5.2                    Vollzeitpflege

Die betroffene Mitarbeiterin stand krankheitsbedingt während des gesamten Prüfungszeitraumes der Prüferin und damit auch der Sachgebietsleiterin nicht zur Verfügung. Zur Verfügung benötigte Unterlagen wurden herausgegeben, konnten aber durch die Prüferin nicht weiter hinterfragt werden. Es ist aber festzustellen, dass bei Pflegeelternbewerbern in der Akte vermerkt wurde, wieweit die Bewerber in der Lage sind, ein Pflegekind aufzunehmen. Führungszeugnisse wurden von allen Pflegeeltern und den Bewerbern abgefordert. Im Verzeichnis der Pflegeeltern ist vermerkt, welche Eltern als Kurzzeitpflege- und welche als Dauerpflegeeltern tätig sein können. Pflegeeltern, die nur eine Wochenpflege ausführen können, gab es im Altkreis Bördekreis nicht. Seit mehreren Jahren gibt es eine sehr positive und konstruktive Zusammenarbeit mit der Pflegeelternschule St. Johannis Bernburg. Darüber hinaus wurden vom Jugendamt jährlich vier Fortbildungen in Form von Abendveranstaltungen angeboten, die von den Pflegeeltern gut angenommen wurden. Ferner gab es jeweils im Oktober ein Wochenendseminar mit Kinderbetreuung als Fortbildung für die Pflegeeltern.

 

Allerdings hat sich gezeigt, dass bei dem Ausfall der Mitarbeiterin die Leitung nicht in der Lage war, erschöpfend Auskunft zu geben. Die kritischen Bemerkungen hinsichtlich einer nachvollziehbaren und lückenlosen Dokumentation zur Auswahl und Betreuung der Pflegepersonen wurden ausgewertet und sollten der Vergangenheit angehören. Mit der Gebietsreform erfolgte durch Nutzung der Altersteilzeit eine Neubesetzung der Stelle. Die Mitarbeiterin konnte in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Altkreises Ohrekreis entsprechend eingearbeitet werden, so dass die Ab- und Bearbeitung von Fällen bereits konform abläuft. Der Vorschlag des Landesrechnungshofes, mit den Eltern Pflegevereinbarungen abzuschließen, wird positiv gesehen, macht aber aus unserer Sicht vornehmlich da Sinn, wo von vornherein ein längeres Pflegeverhältnis abzusehen ist.

 

 

 

Punkt 5.4                    Leistungen des Landkreises nach § 35a SGB VIII i.V.m. §§ 34

                                    Und 41 SGB VIII

Bei möglichen Hilfen nach § 35a wurde “innerbetrieblich” oft keine Einigung zwischen den beteiligten Ämtern erreicht. Hier ist der Landkreis dankbar, dass sich der Landesrechnungshof durch die positive und offene Gesprächsführung für die Sichtweise des Jugendamtes und damit fiskalisch für den Landkreis ausspricht.

 

Alle im Prüfbericht angeführten Fälle wurden hinsichtlich der sachlichen Zuständigkeit noch einmal geprüft. Darüber hinaus gab es bereits unmittelbar nach der Kreisfusion mit der Bildung der neuen Amtsstrukturen eine gemeinsame Beratung der beteiligten Ämter unter der Leitung des zuständigen Dezernenten am 09.09.2007. Das Ziel dieser Beratung war die zukünftige Verfahrensweise abzustimmen, um ein besseres und inhaltlich komplexeres Vorgehen zu sichern.

 

 

 

Anlage:

 

Prüfbericht Landesrechnungshof vom 17.12.2007