Vorlage - 0200/KsB/2023  

Beschlussvorschlag:

Der Verwaltungsrat beschließt die ETL Mitteldeutschland GmbH, Wirtschaftsprüfungs-gesellschaft aus Leipzig mit den Leistungen der Jahresabschlussprüfungen einschließlich der Lageberichte sowie mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz für die Wirtschaftsjahre 2023 und 2024 auf der Grundlage des Angebotes vom 08.11.2023 zu beauftragen.

Die Auftragssumme für die Wirtschaftsjahr 2023 und 2024 beträgt Brutto 21.182,00 € je Wirtschaftsjahr. Eine Option zur Verlängerung um jeweils ein Jahr (für maximal zwei Jahre) besteht, wobei eine Preisanpassung von höchstens 10 % möglich ist.

Sachdarstellung, Begründung:

1. Veranlassung

Gemäß § 142 Abs.1 und 2 Kommunalverfassungsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt (KVG LSA) beauftragt das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Börde auf der Grundlage des Vorschlages des Verwaltungsrates der Kommunalservice Landkreis Börde AöR eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Prüfung des Jahresabschlusses einschließlich des Lageberichtes und der Buchführung.

In Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt wurden im Oktober 2023 durch die Zentrale Vergabestelle des Landkreises Börde die Angebote für die Prüfung der Jahresabschlüsse 2023 und 2024 mit dem Vorbehalt der Zustimmung des Verwaltungsrates und des Rechnungsprüfungsamtes zur Vergabe mittels eines formlosen Wettbewerbs eingeholt. Der Prüfungsumfang wurde mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt.

Für die Aufstellung der Jahresabschlüsse und der Lageberichte gelten die §§ 7 Abs. 1 AnstG i. V. m. §§ 19 bis 23 AnstVO in der jeweils geltenden Fassung. Die Prüfung der Jahresabschlüsse und der Lageberichte erfolgt gemäß § 25 AnstVO. Die KsB AöR führt mit dem Finanzprogramm SAGE im Rahmen der betrieblichen Buchführung eine interne Kosten- und Leistungsrechnung. Diese unterteilen sich in hoheitliche Leistungen und drei Betrieben gewerblicher Art.

2. Umfang des Prüfungsauftrages

Der Auftrag für die Prüfung der nach handelsrechtlichen Vorschriften aufgestellten Jahresabschlüsse der KsB AöR für die Wirtschaftsjahre 2023 und 2024 sowie optional für die Wirtschaftsjahre 2025 und 2026 jeweils bestehend aus:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Anhang

sowie

• Lagebericht

Weiterhin als Erweiterung des Prüfauftrages:

• Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 142 KVG LSA i. V. m. § 53 Abs. 1 und 2 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) einschließlich

-       Prüfung der Entwicklung der Vermögens- Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität

-       Analyse ggf. anfallender verlustbringender Geschäfte sowie Erläuterung dieser

-       Darstellung der Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages

-       Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Vergabeverfahren

-       Einhaltung der unternehmensinternen Richtlinien und Regelungen zum EU-Beihilferecht

• Erstellung eines Erläuterungsteils zu ausgewählten wesentlichen Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung
• Prüfung der Rückstellungen für die Deponien

3. Ausschreibungsverfahren

Die Kostenschätzung zur Vergabe (beide Jahre) lag Brutto bei 40.000 € je Prüfung. Es handelt sich dabei um eine Leistung, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht wird und deren Gegenstand eine Aufgabe ist, deren Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann.

Da der geschätzte Auftragswert den Schwellenwert von 215.000,00 € Netto unterschritten wird, findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV) keine Anwendung.

Da keine Verdingungsordnung (VOL/A) für freiberufliche Leistungen unterhalb des Schwellenwertes zur Anwendung kommt, wurde ein Wettbewerb in Form einer freihändigen Vergabe durchgeführt. Das Verfahren umfasste folgenden Zeitplan:

Es wurde um die Abgabe eines Angebotes für die Gesamtleistung gebeten. Im Einzelnen wurde darum gebeten, im Leistungsverzeichnis folgende Angaben zu tätigen: Honorarhöhe, Anzahl der Prüfungstage, Anzahl der Stunden je Prüfungstag, Höhe der Stundensätze, Höhe der Nebenkosten inkl. evtl. anfallender Reisekosten (gesamt), Angabe/Beschreibung in welcher Form die KsB AöR die Unterlagen für die Jahresabschlussprüfung bereitzustellen hat.

Neben den Gesamtpreis war die Anzahl der Referenzen für vergleichbare Leistungen der letzten 5 Jahre (2018–2022) die Erfahrung mit der zu beauftragenden Leistung (Abfallentsorgung im öffentlichen Bereich) bewertet. Beide Kriterien wurden zu 50% gewichtet.

4. Aufforderung an Firmen zur Angebotsabgabe

Es wurden folgende Firmen zur Angebotsabfrage aufgefordert:

1.)    Anochin Roters & Kollegen GmbH & Co. KG

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Klausener Straße 39

39112 Magdeburg

2.)    CT Lloyd GmbH

Goethestraße 58

39108 Magdeburg

3.)    Deloitte GmbH

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Haselbachplatz 3

39104 Magdeburg

4.)    Wibera Wirtschaftsberatung AG

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Käthe-Kollwitz-Straße 21

04109 Leipzig

5.)    ETL Mitteldeutschland GmbH

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Leipziger Straße 87-92

06108 Halle

(Brühl 8, 04109 Leipzig)

5. Ergebnis

Es gingen bis zum genannten Eröffnungstermin, am 03.11.2023 keine Angebote ein.

Nach telefonischer Korrespondenz mit allen Bietern wurde kein Interesse oder fehlende freie Kapazitäten von den aufgeforderten Unternehmen genannt.

Für das Unternehmen ETL Mitteldeutschland GmbH wurde eine falsche Mail-Adresse zur Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes verwendet.

Dieses Unternehmen wurde dadurch nochmals aufgefordert (per Mail) ein schriftliches Angebot bis zum 13.11.2023, 10:00 Uhr in der Zentralen Vergabestelle des Landkreises Börde einzureichen.

Das schriftliche Angebot der ETL Mitteldeutschland konnte somit am 13.11.2023 geöffnet und formell zugelassen werden.

Um zu ermitteln, welcher der Bieter die bestmögliche Leistung erwarten lässt, wurden nachfolgende Zuschlagskriterien und deren Gewichtung festgelegt:

1. Zuschlagskriterium:

Erfahrung

Hierbei wird an der Anzahl der Referenzen für vergleichbare Leistungen der letzten 5 Jahre (2018 – 2022) die Erfahrung mit der zu beauftragenden Leistung bewertet.

Ermittlung:

Mehr als 3 Referenzen  = 3 Punkte

2 bis 3 Referenzen   = 2 Punkte

Eine Referenz    = 1 Punkt

Keine Referenz   = 0 Punkte

Gewichtung 50 %  Punktzahl max. 150

2. Zuschlagskriterium:

Angebotspreis

Ermittlung

Punktzahl 0-3

Ermittlung der Punktzahl: niedrigster Preis

----------------------  x höchste Punktzahl x Gewichtung

     Preis des Bieters

Gewichtung 50 %  Punktzahl max. 150

6. Vergabevermerk

Unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien ist der Auftrag an die ETL Mitteldeutschland GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Leipzig zu erteilen.

Anlagen:

Anlage - 1 Dokumentation zur Vergabe von Jahresabschlussprüfungen 2023 und 2024

Anlage - 2 Angebot ETL Mitteldeutschland GmbH