Vorlage - 2017/51/0429  

Beschlussvorschlag:

-          entfällt -

Sachdarstellung, Begründung:

Durch die Verwaltung wurde angeregt, die Rahmenbedingungen für die Ausschussarbeit auf einen einheitlichen technischen Standard (digitale Ausstattung der Ausschussmitglieder mit Tablets) zu bringen. Der Jugendhilfeausschuss beauftragte die Verwaltung mit der Prüfung der Einführung einer digitalen Ausschussarbeit für alle Mitglieder. Der Prüfauftrag beinhaltet sowohl eine Bewertung der arbeitsökonomischen Seite als auch die besondere Berücksichti-gung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Die Verwaltung stellt die Prüfergebnisse in die-sem Kontext vor.

Nach eingehender Prüfung und Bewertung der Verwaltung bestehen aus inhaltlicher Sicht nachfolgende Vorteile für die Einführung einer digitalen Ausschussarbeit:

-          der Sitzungsdienst wird zeitlich beschleunigt

-          alle Unterlagen sind zu jeder Zeit für alle Ausschussmitglieder vollständig verfügbar und müssen vor Sitzungen nicht neu zusammengestellt werden

-          die schriftliche Aktenführung der einzelnen Ausschussmitglieder kann erheblich reduziert werden

-          der Aufwand der Mitglieder für die Organisation der Drucksachen kann reduziert werden, um Zeit für die inhaltliche Arbeit zu gewinnen

-          da die Ausschussunterlagen in Papierform vielfach, spätestens nach der Nutzung entsorgt werden, kann durch die elektronische Arbeitsweise ein Beitrag für die Umwelt geleistet werden

-          mit der Einführung der digitalen Ausschussarbeit erfolgt ein erster Schritt zur perspektivischen Einführung einer digitalen Verwaltung „Elektronische Aktenführung“, E-Government“, „Rats-Informationssystem (RIS)“ für die Bürger

-          digitale Zustellung der Ausschussunterlagen gegenüber postalischer Zustellung (u.a. sichere Zustellung)

-          Möglichkeit der Verwaltung, kurzfristig Unterlagen nachzureichen

-          mobiler Zugang zu den Ausschussunterlagen und Möglichkeit zur mobilen Arbeit

-          digitale Vernetzung der Ausschussmitglieder untereinander

Im Rahmen der wirtschaftlichen Betrachtung wurden nachfolgende Kosten als Grundlage herangezogen:

Kosten Anschaffung und Telekom

Tarif Comfort Business STarif Comfort Business Basic

iPad Air 2 32 GB silber           549,00 €                                     369,95 €

Kosten Telekom Tarif pro Jahr122,16 €   191,40 €

Einrichtung iPads und Software100,00 €              100,00 €

Preise per 08.03.2017

Im Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsberechnung (siehe Anlage 1 und 2) ist festzustellen, dass die Einführung einer digitalen Ausschussarbeit unwirtschaftlich ist. Dabei ist zu beachten, dass sich die Anschaffung von Tablets nie amortisieren wird, da die laufenden Kosten immer höher sind als die Ersparnis.

Fazit:

Die Einführung einer digitalen Ausschussarbeit ist fachlich inhaltlich begründet, jedoch in der Umsetzung als unwirtschaftlich anzusehen.

Anlagen:

Anlage 1 – Bisherige Verwaltungskosten

Anlage 2 - Wirtschaftlichkeitsberechnung