Vorlage - 2015/80/0115  

Beschlussvorschlag:

Gemäß § 45, Absatz 2, Satz 9 Kommunalverfassungsgesetz (KVG LSA), beschließt der Kreistag den Beitritt des Landkreises Börde zur Kommunalen IT-UNION e.G. (KITU) mit Wirkung zum 01.03.2015.

Die Mitgliedschaft in der Kommunalen IT-UNION e.G. (KITU) wird zunächst auf einen Zeitraum bis maximal 28.02.2017 befristet.

Sachdarstellung, Begründung:

1)      Ausgangslage

Der Einsatz von Informationstechnologien (IT) ist ein zentrales und unabdingbares Instrument im täglichen Verwaltungshandeln. Die Entwicklung in den vergangenen Jahren hat gezeigt, dass die kreislichen Aufgaben zunehmend komplexer und vielschichtiger werden und eine stärkere Vernetzung mit anderen Behörden, Verwaltungsebenen und Einrichtungen erfordern. Auch die Umsetzung verschiedener gesetzlicher Erfordernisse auf dem Gebiet des Europa- und Bundesrechts sowie die wachsende Nachfrage gerade jüngerer Bürger/innen nach einem einfachen Zugang zu den Dienstleistungen der Kreisverwaltung bedingen ständig wachsende Anforderungen an eine leistungsfähige IT-Infrastruktur sowie innovative Hard- und Softwarelösungen. Zugleich gewinnen die demografische Entwicklung sowie die Begrenztheit an finanziellen Mitteln zunehmend an Bedeutung. Schwindende personelle wie begrenzte finanzielle Ressourcen sowie die rasante Innovationszyklen in der IT-Branche erfordern neue Lösungswege, um den Anforderungen an effizientes und transparentes Verwaltungshandeln im Rahmen der kreislichen Aufgabenwahrnehmung auch in der Zukunft gewachsen zu sein.

Vor diesem Hintergrund ist im Wege einer interkommunalen Zusammenarbeit

            die Bündelung der vorhandenen Ressourcen der Kommunen und Landkreise in Sachsen-Anhalt zur gemeinsamen Aufgabenerfüllung in einer belastbaren und tragfähigen Struktur,

            die zur Verfügung Stellung eines bedarfsorientierten Dienstleistungsangebotes im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie, welches sich die Kommunen und Landkreise im Bedarfsfall bedienen können ohne zeitintensive und formalisierende Beschaffungsverfahren durchführen zu müssen,

            die Verbesserung der strategischen Ausrichtung im IT-Bereich sowie

            die Möglichkeit eines intensiven Erfahrungsaustausches

von herausragendem Interesse.

2)      Genossenschaft

Die dafür notwendige Struktur ist durch die Gründung der Kommunalen IT-UNION e.G. (KITU) im Dezember 2009 geschaffen worden. Gründungsmitglieder sind die Landeshauptstadt Magdeburg, die Gemeinde Barleben und der IT-Dienstleister KID Magdeburg GmbH.
Mittlerweile besteht die Genossenschaft aus insgesamt 32 Mitgliedern (Anlage 1); ein weiterer Mitgliederzuwachs ist derzeit bereits absehbar.

Zweck der Genossenschaft ist die umfassende Unterstützung ihrer Mitglieder zur wirtschaftlichen Versorgung mit IT-Dienstleistungen und IT-Lieferungen und damit der Förderung der durch die Mitglieder verfolgten öffentlichen Zwecke durch einen gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb. Eine langfristig angelegte Zusammenarbeit beim Betrieb und der Entwicklung der kommunalen IT des Landkreises Börde ist im Rahmen der KITU-Mitgliedschaft ein zukunftssicherer Weg, den anspruchsvollen Anforderungen der nächsten Jahre gewachsen zu sein und ausreichend Ressourcen für die originären Aufgaben der kommunalen Verwaltung bereitzustellen.

Unternehmensgegenstand der Genossenschaft ist

            die Erfassung und Strukturierung des Bedarfs der Mitglieder einschließlich des gemeinsamen Einkaufs der erforderlichen Lieferungen und Leistungen,

            die Beratung der Mitglieder zur wirtschaftlichen Optimierung der Nachfrage, soweit dies gewünscht wird,

            die Bereitstellung von IT-Diensten einschließlich der Erbringung informationstechnischer und beratender Dienstleistungen für Mitglieder sowie die Deckung des festgestellten Bedarfs der Mitglieder über die Dienstleistungsgesellschaft ‚KID Magdeburg GmbH‘
(vgl. § 2 der Satzung der KITU – Anlage 2).

Durch die Nutzung größerer Strukturen sowie die Bündelung des Bedarfs an IT-Leistungen eröffnen sich dem Landkreis Börde im Rahmen der genossenschaftlichen Arbeit

            Einsparpotentiale durch die Möglichkeit eines ausschreibungsfreien Leistungsbezugs auf der Grundlage bestehender Rahmenvertragsvereinbarungen,

            die Möglichkeit der Bereitstellung und Anwendungsbetreuung von Fachverfahren incl. der zugehörigen Datenhaltung im originär kommunalen Umfeld (z.B. Arbeit und Soziales, Kinder- und Jugendhilfe, KiFöG, Facility-Management),

            Optimierung IT-Betrieb, -Organisation und -führung sowie der Bereitstellung der IT-Services gem. Basis-Servicekatalog unter besonderer Berücksichtigung der Anforderungen an die Errichtung des neuen Kreishauses,

            Einspareffekte durch Mengenrabatte bei der Beschaffung von Hard- und Software sowie bei den damit verbundenen Schulungs-, Wartungs- und Unterstützungsdienstleistungen,

            mittelfristig eine Vereinheitlichung bzw. Standardisierung von IT-Kerntechnologien, Fachanwendungen und Hardware-Ausstattungen aufgrund des gebündelten Bezuges mehrerer Kommunen/Landkreise (Rahmenverträge),

            auch perspektivisch eine gesicherte Untersetzung der Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit (Informationssicherheitsmanagement/ISMS),

            ableitend daraus eine Reduzierung des externen Beratungsbedarfs durch den Erfahrungsaustausch mit anderen Genossenschaftsmitgliedern bei Anwendung gleicher Verfahren.

Inwieweit diese Erwartungen durch die Mitgliedschaft in der KITU erfüllt werden, soll zunächst in einem Zeitraum bis zum 28.02.2017 erprobt werden.

3)      Finanzielle Aspekte

Jährlich fallen für den Landkreis Börde pauschale Kosten in Höhe von 3.000,00 Euro an, mit denen der Aufwand der Genossenschaft abgedeckt wird. Die Beitragsordnung ist der Anlage 3 zu entnehmen. Ferner kommt eine einmalige Einlage in Höhe von 5.000 Euro hinzu, die im Falle eines Austritts zurückgezahlt wird. Die vorstehend genannten Mittel werden im Rahmen des 1. Nachtragshaushaltes 2015 zur Verfügung gestellt.

Der finanzielle Rahmen für die Beschaffung von Hard- und/oder Software, für Schulungs-, Wartungs-, Unterstützungsdienstleistungen usw. ist nach wie vor durch die im Haushalt vorgegebenen Haushaltsansätze der IT bestimmt. Darüber entscheidet der Kreistag somit jährlich im Rahmen der Haushaltsplanung. Es ist sichergestellt, dass Aufträge innerhalb der genossenschaftlichen Arbeit nur im Rahmen der Haushaltsansätze ausgelöst werden können. Unbeschadet des Vorstehenden ist der Landkreis auch im Rahmen einer KITU-Mitgliedschaft in seiner Entscheidung frei, die Leistungen der Genossenschaft in Anspruch zu nehmen. Er kann auch sonstige Dritte beauftragen, sofern diese günstigere Konditionen anbieten. Im Falle des Bezuges der Leistungen durch die KITU entfällt jedoch das Ausschreibungserfordernis, da hier die Voraussetzungen eines In-House-Geschäftes vorliegen.

4)      Anzeigepflicht

Der Prozess der Bildung und Entwicklung der Genossenschaft wird auf Landesebene unterstützt. Das Landesverwaltungsamt hat auf der Grundlage der Gemeindeordnung für das Land Sachsen-Anhalt (GO LSA) in der damals gültigen Fassung §§ 116 ff. GO LSA die Zulässigkeit der kommunalen, wirtschaftlichen Beteiligung an der KITU geprüft.

Die Prüfergebnisse sind Inhalt der Rundverfügung Nr. 47/09 vom 22.12.2009 und bestätigen, dass keine kommunalrechtlichen Bedenken gegen den Beitritt von Kommunen des Landes Sachsen-Anhalt in die Genossenschaft bestehen. (Anlage 4)

Anlagen:

Anlage 1 – Mitglieder der Kommunalen IT-Union e.G. (Stand 01.01.2015)

Anlage 2 – Satzung der Kommunalen IT-Union e.G.

Anlage 3 – Beitragsordnung der Kommunalen IT-Union e.G.

Anlage 4 – Rundverfügung Nr. 47/09 des Landesverwaltungsamtes vom 22.12.2009