Vorlage - 992/68/2013  

Beschlussvorschlag:

1.               Der Kreistag beschließt, dass sich der künftige Sitz der Hauptverwaltung des Land-kreises Börde gemäß Variante C in einem Neubau auf den kreiseigenen Grundstücken               in Haldensleben, Bornsche Straße, befindet. Als Außenstelle wird das Objekt Oschersleben, Triftstr. 9-10, für eine noch nicht näher genannte Übergangszeit Be-stand haben.

Der Landrat wird beauftragt, die finanziellen und sachlichen Voraussetzungen für den Neubau des Hauptverwaltungssitzes der Kreisverwaltung in Haldensleben zu schaffen.

2.              Der Landrat wird beauftragt, dem Kreistag ein Liegenschaftsnachnutzungs- und               Verwertungskonzept unter Berücksichtigung der Personalentwicklung, der Belegung               des Neubaus, der Vorhaltung von Bürgerbüros sowie der Schulentwicklungsplanung               bis zum 30.06.2015 vorzulegen. Wesentliche Bestandteile des Konzeptes bilden               konkrete Aussagen zu der unter 1. genannten Übergangszeit.

3.              Der Landrat wird beauftragt, das in § 3.2. eingeräumte Optionsrecht des bestehenden Mietvertrages für das Verwaltungsgebäude Haldensleben, Gerikestr. 104, auszuüben und mit dem Eigentümer über eine Änderung zum Mietvertrag hinsichtlich der Mietvertragsdauer von einem Jahr und eines jährlichen Optionsrechts auf Verlängerung bis zur Bezugsfertigstellung des Neubaus zu verhandeln.

Sachdarstellung, Begründung:

Der Landkreis betreibt und nutzt für Zwecke der Kernverwaltung zurzeit 5 Standorte bzw. Objekte in Haldensleben Gerikestr. 104, Gerikestr. 5 und Kronesruhe 8; Wolmirstedt, Farsleber Str. 19 sowie Oschersleben, Triftstr. 9-10. Mit Ausnahme des angemieteten Objektes Haldensleben, Gerikestr. 104, befinden sich die v. g. Objekte im Eigentum des Landkreises.

Die Laufzeit des Mietvertrages für das zurzeit als Hauptsitz genutzte Objekt Haldensleben, Gerikestr. 104 (Kreishaus mit Anbau), endet am 31.12.2014. Die Ausübung des Optionsrechtes ist dem Vermieter bis zum 31.12.2013 zu erklären. Für den Landkreis Börde besteht die zwingende Notwendigkeit, im Jahr 2013 über die Entwicklung und künftige Nutzung der Verwaltungsstandorte zu beraten und zu entscheiden. Der Kreistag hat am 07. September 2011 (Beschluss-Nr.: 689/DIV/2011) den Beschluss gefasst, einen Arbeitskreis „Verwaltungsstandorte“ zu bilden, der den Kreistag und den Landrat in Angelegenheiten der Entwicklung und künftigen Nutzung der Verwaltungsstandorte berät.

Als Angelegenheiten der Entwicklung der Verwaltungsstandorte sind insbesondere die

-          Möglichkeiten der zentralen und dezentralen Betreibung/Weiterbetreibung von Verwaltungseinrichtungen und

-          Möglichkeiten des Neubaus eines Kreishauses

zu betrachten.

Am 26. September 2012 fand die 1. Sitzung des Arbeitskreises statt. Im Ergebnis der Beratung erhielt die Verwaltung den Auftrag, Varianten für einen zentralen Verwaltungsstandort sowie für dezentrale Verwaltungsstandorte zu untersuchen und einen entsprechenden Zeitplan aufzustellen.

Aufgrund der durch den Arbeitskreis definierten Aufgabenstellung an die Verwaltung war die Erarbeitung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung erforderlich. Durch die Erstellung, Betrachtung und Auswertung einer „Wirtschaftlichkeitsuntersuchung der Verwaltungsstandorte des Landkreises Börde“ soll die Schaffung eines optimalen Bedingungsgefüges künftiger Verwaltungsstandorte des Landkreises Börde unter Berücksichtigung der Erfordernisse der  Verwaltungsstruktur, der Vermietung von Räumlichkeiten und weiteren Nachnutzungskonzepten für kreiseigene Liegenschaften, ausgerichtet an künftige verwaltungsorganisatorische und wirtschaftliche Bedingungen, erzielt werden.

In der 2. Sitzung des Arbeitskreises, der am 23.01.2013 tagte, wurde von der Verwaltung die „Machbarkeitsstudie zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Verwaltungsstandorte des Landkreises Börde“ vom 10.01.2013 vorgestellt und diskutiert. Diese beinhaltet die Betrachtung der nachstehenden 5 Varianten:

Variante 1:              Neubau eines Hauptverwaltungsgebäudes auf den landkreiseigenen Grund-                            stücken in Haldensleben als zentraler Verwaltungsstandort.

Variante 2:               Neubau eines Hauptverwaltungsgebäudes auf den landkreiseigenen Grund-              stücken in Haldensleben und dezentrale Weiternutzung von Bestandsgebäuden im Eigentum des Landkreises Börde

                            Einzelvarianten:

Variante 3:              Anmietung des Verwaltungsobjektes in Haldensleben, Gerikestr. 104 sowie                             Weiternutzung der Bestandsgebäude im Eigentum des Landkreises Börde

                            Einzelvarianten:

Variante 4:              Ankauf des Verwaltungsobjektes in Haldensleben, Gerikestr. 104 sowie

                            Weiternutzung der Bestandsgebäude des Landkreises Börde

                            Einzelvarianten:

Variante 5:              Nutzung ausschließlich landkreiseigener Immobilien.

Im Ergebnis der Beratung wurde im Wesentlichen festgelegt, dass die  wirtschaftlichsten Varianten nochmals hinsichtlich der Raumgrößen, der Personalentwicklung, der Vergabe von Einzelzimmern sowie der Archivproblematik zu überarbeiten sind.

Die Verwaltung geht zukünftig von der Einlagerung des Archivgutes in einem Zentralarchiv aus. Derzeitig sind Archivgüter der Verwaltung insbesondere in den Kellerräumen der 5 Bestandsobjekte mit einer Gesamtfläche von 3.035 m² untergebracht. Für einen Neubau wird zur Unterbringung von Registraturakten in den Fachdiensten als Zwischenarchiv u. ä. eine Fläche von 500 m² angenommen.

Für die Einlagerung in einem Zentralarchiv wird eine Fläche von 2000 m² beim zentralen Standort (Variante 1) sowie bei Variante 2.6 in Höhe von 1.000 m² angesetzt. Unter Annahme der künftigen Nutzung moderner Medien und Lagerungssysteme wird von einer möglichen Anmietung für das Verwaltungsarchiv längstens für einen Zeitraum von 15 Jahren  und unter der Annahme einer Nettokaltmiete in Höhe von 3,00 €/m² bzw. Betriebskosten in Höhe von 1,50 €/m² ausgegangen. Die Kosten der Anmietung einschließlich einer jährlichen Preissteigerungsrate von 2 % belaufen sich auf:

                                                                      Variante 1                            Variante 2.6                            

              - im 1. Jahr:                                              108.000 €                                 54.000 €                           

              - nach 15 Jahren:                             1.867.689 €                               933.845 €.             

Anschließend  wird von einer Digitalisierung der zu archivierenden Akten ausgegangen.

Nachnutzungen eines der vorhandenen kreiseigenen Verwaltungsgebäude als Zentralarchiv werden aufgrund notwendiger Um- und Ausbaukosten von Büro- zu Archivräumen, der hohen Baukosten zur Erzielung der erforderlichen Statik sowie der Betriebskosten nicht in Erwägung gezogen.

Ergebnisse und Festlegungen der Sitzung spiegeln sich in der 1. Änderung zur Machbarkeitsstudie vom 22.02.2013 wieder. Die Machbarkeitsstudie nebst 1. Änderung zeigt, dass die zwei wirtschaftlichsten Varianten hinsichtlich der Gesamtkosten, nach Auswertung einer Kennziffernbetrachtung sowie der Nutzung/Anmietung von Räumlichkeiten in einem Zentralarchiv:

-          Variante 1.1.: Neubau eines Kreishauses auf den landkreiseigenen Grundstücken in Haldensleben als zentraler Verwaltungsstandort (Neubaukosten: 19,0 Mio.  €) – nachstehend Variante A bezeichnet

-          Variante 2.6.1.: Neubau eines Kreishauses auf den landkreiseigenen Grundstücken in Haldensleben (Neubaukosten: 13,2 Mio. €) und Weiternutzung des Objektes Oschersleben, Triftstr. 9-10,-nachstehend Variante B bezeichnet

sind.

Gemäß der Festlegung im Arbeitskreis „Verwaltungsstandorte“ lt. 3. Sitzung vom 06.03.2013 sind weiterhin nur noch 2 Varianten auf ihre bilanziellen und kostenmäßigen Auswirkungen auf den Kreishaushalt innerhalb eines Betrachtungszeitraumes von 30 Jahren und unter Beachtung des Sparsamkeits- und des Ergiebigkeitsprinzips zu untersuchen. Hierbei sind auch ÖPP-Projekte neben der konventionellen Beschaffungsvariante als mögliche Realisierungs- und Finanzierungsform mit in Betracht zu ziehen. ÖPP steht für die partnerschaftliche Zusammenarbeit von öffentlicher Hand und Privatwirtschaft mit dem Ziel einer wirtschaftlichen Erfüllung öffentlicher Aufgaben zum gegenseitigen Vorteil.

Die Entscheidung zur Implementierung einer ÖPP erfolgt in 3 Phasen und beinhaltet unterschiedliche Stufen einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung:

              (Abb. 1)

Der Arbeitskreis beauftragte die Verwaltung, ein externes Beratungsunternehmen mit der Erstellung von ÖPP-Eignungstests zu den Varianten A und B vertraglich zu binden. Die Studie „ÖPP-Eignungstest 1. Stufe Bauvorhaben Kreishaus Landkreis Börde“ vom 27.05.2013 wurde durch die „nplus Gesellschaft für Baumanagement mbH“ Weimar, deren geschäftsführender Gesellschafter Prof. Dr.-Ing. Architekt B. Nentwig – Architekt und Inhaber Professur Baumanagement und Bauwirtschaft an der Bauhaus-Universität Weimar -  ist, erstellt.

Im Ergebnis der Studie ist festzustellen, dass:

-               die Variante A den ÖPP-Eignungstest bestanden hat,

-               die „Variante B - Neubau Kreishaus und Weiternutzung des Objektes Oschersleben,               Triftstr. 9-10“ die 1. Stufe des ÖPP-Eignungstests nicht bestand, da bereits einzelne               „Muss“- Kriterien nicht erfüllt worden sind.  Ausschlaggebend war hierbei die Be-              trachtung der               Bewirtschaftung und Unterhaltung des Objektes Oschersleben, Triftstr.               9-10. Diese Variante ist somit für ein ÖPP-Verfahren nicht geeignet.

-               aufgrund des vorgenannten Ergebnisses wurde eine Reduzierung der Variante B vor-              genommen und der „kleinere Neubau“ einem ÖPP-Eignungstest unterzogen (Var.               B.1). Obwohl               die „Muss-Kriterien“ erfüllt worden sind, ist hier festzustellen, dass das

              Verhältnis von Investitionsvolumen und Flächengröße zu gering ist und es für ein

              ÖPP-Verfahren kein positives Gesamtergebnis gibt.

Die Studie, einschließlich deren Präsentation, war Thema der 4. Sitzung des Arbeitskreises „Verwaltungsstandorte“ am 12.06.2013. Der Arbeitskreis „Verwaltungsstandorte“ stand vor der Entscheidung, weitere Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen hinsichtlich der v. g.  Phasen II und III (Abb. 1) für die Varianten erstellen zu lassen oder aus Kostengründen und dem erforderlichen Zeitaufwand für Beratungsleistungen und Studienerstellungen bereits zu diesem Zeitpunkt dem Kreistag eine Empfehlung für eine Variante auszusprechen. Eine Diskussion führte zu keiner mehrheitlichen Empfehlung für den Kreistag. Den Argumenten zu den Vorteilen eines zentralen Standortes standen Diskussionsbeiträge, die Aspekte der Bürgernähe, Verwertungschancen und Nachnutzungsmöglichkeiten für das Objekt in Oschersleben in den Vordergrund stellten, gegenüber. Die Verwaltung erhielt den Auftrag, Vor- bzw. Nachteile der beiden Varianten nochmals aufzuzeigen:

1.      Finanzielle Betrachtungen

Die Landkreisordnung des Landes Sachsen-Anhalt (LKO LSA) schreibt den Kommunen die Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vor. Um die Grundsätze umsetzen zu können, sind Wirtschaftlichkeitsvergleiche unabdingbar. Grundlage hierzu bildet § 11 GemHVO Doppik vom 22.12.2010 (GVBl. LSA S. 648) i. V. m. § 65 LKO LSA. Danach ist der Landkreis verpflichtet, bevor Investitionen von erheblicher Bedeutung beschlossen werden, unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch Wirtschaftlichkeitsvergleich, mindestens durch Vergleich der Anschaffungs- und Herstellungskosten und der Folgekosten, die für den Landkreis wirtschaftlichste Lösung zu ermitteln.

Die Verwaltung hat nochmals beide Varianten, ausgehend von der konventionellen Beschaffung und einer Fremdfinanzierung sowie unter Berücksichtigung von Abschreibungen überarbeitet:

Variante A (Abb. 2):

Variante B (Abb. 3):

Den Gesamtkosten der Variante B mit 42,9  Mio. € stehen Gesamtkosten der Variante A in Höhe von 43,9 Mio. € (nach 30 Jahren) entgegen.

Im Ergebnis ist festzustellen, dass bei der Variante B die zu erwartenden jährlichen finanziellen Belastungen des Landkreises Börde mit 130 T€ unter der Neubauvariante eines zentralen Verwaltungsstandortes (Abb. 3) liegen, obwohl am Anfang des Betrachtungszeitraumes z. B. die Betriebskosten bei der großen Neubauvariante (Var. A) gegenüber der Variante B mit  rund 143 T € geringer ausfallen. Dies wird insbesondere durch Abschreibungen und Finanzierungskosten in Variante A begründet.

Für den gesamten Betrachtungszeitraum ist festzustellen, dass keine gravierenden finanziellen Unterschiede zwischen beiden Varianten bestehen. Bei der angedachten Fertigstellung eines Neubaus im Jahr 2016 ist die weitere Vorhaltung und Bewirtschaftung des Objektes Oschersleben, Triftstr. 9-10, insbesondere durch den bestehenden Mietvertrag mit dem Jobcenter bis zum Jahr 2021 und den geringen Vermarktungschancen, erforderlich. Die Kosten eines Leerstandes liegen über den Kosten der Einnahmen aus der Vermietung.

2.      Verwaltungsorganisation und Personalbestand

Gemäß § 1 LKO LSA verwaltet der Landkreis in eigener Verantwortung seine Angelegenheiten im Rahmen der Gesetze mit dem Ziel, das Wohl seiner Einwohner zu fördern. Eine Zentralisierung der Verwaltung an einem gut erreichbaren und attraktiven Standort in Haldensleben gewährleistet Effizienz, mehr Service und bietet Vorteile für Bürger und Unternehmer. Eine moderne Verwaltung muss nicht nur kostensparend, sondern auch kundenorientiert arbeiten. Mit der Entscheidung zu einer der beiden Varianten muss der Landkreis alle Voraussetzungen, Möglichkeiten und Chancen nutzen, um gleichzeitig Bürgernähe zu gewährleisten und eine effektive, effiziente und serviceorientierte Dienstleistungseinrichtung, was die Grundlage für eine Akzeptanz dieses Neubaus bei den Bürgern angesichts leerer Kassen und dem Sanierungsstau an Schulen und Straßen sein wird, vorzuhalten. Maßgebend muss eine räumlich ausgewogene Struktur- und Regionalpolitik ohne spürbare Nachteile für die Bürger sein. Neben den finanziellen Möglichkeiten ist auch der demographischen Entwicklung Rechnung zu tragen. Die damit verbundene Alterung der Bevölkerung, der absolute Bevölkerungsrückgang und die zunehmende Bedeutung von Menschen mit Migrationshintergrund sind zu berücksichtigen und die nötigen Konsequenzen zu ziehen.

Der Landkreis Börde ist flächenmäßig der zweitgrößte Landkreis  Sachsen-Anhalts. Die Entfernung zwischen den beiden größten Städten des Landkreises (Haldensleben und Oschersleben) liegt bei rund 40 km. Wird der Verwaltungsservice in Oschersleben gem. Variante A eingestellt, trifft es insbesondere ältere, gehbehinderte, kranke und sozial schwache Menschen. Es müssten z. B. zum Erreichen des Verwaltungsstandortes Haldensleben Bürger aus dem Südkreis (Kloster Gröningen) eine Fahrtstrecke von 66 km auf sich nehmen, während Bürger aus dem Nordkreis (Burgstall) maximal eine Entfernung nach Haldensleben von 35 km zu bewältigen haben.

Die Kernverwaltung des Landkreises weist derzeit einen Bestand von 608 VZÄ (nachfolgend MA bezeichnet) aus. Davon sind derzeitig im Objekt Oschersleben, Triftstr. 9-10 156 MA untergebracht.  In den stark Bürger frequentierten Fachdiensten des Landkreises (FD Soziales, FD Jugend, FD Gesundheit, FD Ordnung und Sicherheit –SG Personenstand/Ausländerwesen, FD Straßenverkehr – SG KfZ-Zulassung und SG Führerscheinwesen sowie die Familienintegrationscoachs) sind derzeitig 239 MA beschäftigt, mithin 39 % aller Beschäftigten. Die Hälfte dieser MA hat ihren Dienstsitz in den Außenstellen, wobei wiederum 76 MA  im Verwaltungsobjekt Oschersleben, Triftstraße beschäftigt sind. Vor dem Hintergrund einer Personalreduzierung durch geplante KW-Vermerke lt. Stellenentwicklungskonzept in den v. g. FD von 10 MA ist davon auszugehen, dass hiervon ca. 4 MA (39 %) des Objektes Oschersleben, Triftstr. 9-10, künftig betroffen sein werden, so dass perspektivisch ca. 70 MA ihren Dienstsitz in diesem Objekt behalten sollten.

3.      Variante C

Entsprechend des Stellenentwicklungskonzeptes vom 11.07.2012 ist davon auszugehen, dass nach 2018 in der Kernverwaltung der Kreisverwaltung ca. 510 MA beschäftigt sind. Mit Fertigstellung eines Neubaus und der Beendigung des Mietvertrages für das Objekt Haldensleben, Gerikestr. 104, soll gemäß der betrachteten Varianten eine Ersatzbeschaffung für die Objekte Haldensleben, Gerikestr. 5 (derzeit 54 MA), Wolmirstedt, Farsleber Str. 19 (derzeit 138 MA) sowie Haldensleben, Gerikestr. 104 (derzeit 204 MA), mithin insgesamt 396 MA, erfolgen.

Die Verwaltung schlägt dem Kreistag die Variante C, die einen Neubau für 400 MA vorsieht, vor. Neben diesem Objekt wird das Objekt Oschersleben, Triftstr. 9-10, in dem maximal 210 MA (derzeit 156 MA) untergebracht werden können, befristet vorgehalten. Diese Variante eröffnet die Möglichkeiten:

-          den bis zum Jahr 2018 angestrebten Mitarbeiterstand von 560 MA zunächst nur an zwei Standorten vorzuhalten

-          der demographischen Entwicklung Rechnung zu tragen und Bürgernähe durch zwei Standorte befristet zu wahren

-          perspektivisch einen Hauptverwaltungsstandort in Haldensleben anzustreben

-          auf Mietangeboten des Jobcenters Börde flexibel reagieren zu können, damit Nachnutzungen für das Objekt Triftstr. 9-10 zu finden und Leerstand zu vermeiden.

Wesentliche Argumente sind die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten finanziellen Auswirkungen:

Variante C (Abb. 4):

Die Variante ist unter den drei aufgeführten Varianten die günstigste und weist gegenüber den Varianten A und B eine Einsparung von 3,4 bzw. 2,4 Mio. € aus.

4.      Objektvermarktungen bzw. Nachnutzungsmöglichkeiten

Die erstellten Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur perspektivischen Unterbringung der Verwaltung des Landkreises Börde dienen neben der Hinterfragung, ob ein Neubau erforderlich ist oder ob auf den Bestand zurückgegriffen werden kann, auch der ganzheitlichen Betrachtung der Grundsätze zum nachhaltigen Planen und Bauen, Betreiben, Unterhalten sowie zur Nutzung von Gebäuden. Beide Varianten enthalten den Neubau eines Verwaltungsgebäudes in Haldensleben auf den kreiseigenen Grundstücken in der Bornschen Straße. Mit Belegung des neuen Verwaltungssitzes verbunden sind Veränderungen an den Verwaltungsstandorten Wolmirstedt, Farsleber Str. 19, Haldensleben, Gerikestr. 5 und Kronesruhe 8 und ggf. Oschersleben, Triftstr. 9-10.

Erwähnt wird, dass für das Haus 4 in Oschersleben, Triftstr. 9-10 ein Mietvertrag mit dem Jobcenter Börde für einen Zeitraum von 8 Jahren (bis zum 30.06.2021) mit Verlängerungsoptionen besteht. Ein Leerstand der Häuser 1-3 wurde jährliche Bewirtschaftungskosten von ca. 170,0 T€ bedeuten.

Die Verwaltung wird beauftragt, dem Kreistag ein Liegenschaftsnachnutzungs- und Verwertungskonzept unter Berücksichtigung der Personalentwicklung, der Belegung des Neubaus, des möglichen Leerstandes einschl. der Kosten von Gebäuden bzw. Gebäudeteilen, der Vorhaltung von Bürgerbüros sowie der Schulentwicklungsplanung bis zum 30.06.2015 vorzulegen.

Nachhaltiges Bauen strebt für alle Phasen des Lebenszyklus von Gebäuden eine Minimierung des Verbrauchs von Energie und Ressourcen sowie eine möglichst geringere Haushaltsbelastung an. Der Neubau ist so zu gestalten, dass durch hohe Flexibilität künftigen Personal- und Standortentwicklungen über den betrachteten Zeitraum hinaus Rechnung getragen werden kann. Dieses muss Möglichkeiten zu baulichen Erweiterungen sowie Drittnutzungen beinhalten.