Vorlage - 954/BKT/2013  

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, die Einführung der papierlosen Kreistagsarbeit vorzubereiten, so dass diese zu Beginn der nächsten Wahlperiode des Kreistages am 01.07.2014 eingeführt werden kann. Zur Nutzung dieses neuen digitalen Angebots wird jedem Kreistagsmitglied für die Dauer seiner Gremienmitgliedschaft ein entsprechend geeignetes und ausgestattetes mobiles Endgerät zur Verfügung gestellt.

Der entsprechende Mittelbedarf ist für den Haushalt 2014 einzustellen. Der Kreistag ist über die Umsetzung zu informieren.

Sachdarstellung, Begründung:

Seit 2007 arbeit die Verwaltung des Landkreises Börde zur stärkeren Einbindung der Kreistagsmitglieder und auch der Öffentlichkeit mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS ®, das in die Homepage des Landkreises Börde mit einem öffentlichen Teil als Bürgerinformationssystem sowie einem geschützten Teil als Ratsinformationssystem integriert ist.

Mit diesem Programm ist die umfassende Erfassung aller gremienbezogenen Informationen in einer datenbankorientierten Anwendung als Basis für ein zeitgemäßes Ratsinformationssystem gegeben.

Die Kreistagsmitglieder verfügen damit über ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sich die ehrenamtliche Tätigkeit einfacher und bei der Recherche deutlich weniger zeitintensiv gestaltet.

Mit der anstehenden Wahlperiode im Jahr 2014 kann die Kreistagsarbeit einen Wandel vollziehen. Diesen Umstand sollte die Verwaltung nutzen, die Kreistagsarbeit zu digitalisieren. Derzeit ist ein Stand erreicht, dass alle Unterlagen des Sitzungsdienstes in elektronischer Form vorliegen und abrufbar sind.

Die Kreistagsmitglieder haben die Möglichkeit, mit ihrem persönlichen Login Unterlagen und Informationen am Heim-PC abzurufen. Dies gilt es, weiter auszubauen, um die Ladung zu Gremien und die Informationsversorgung fast gänzlich auf diesem Wege durchführen zu können und damit den Ressourcenverbrauch beispielsweise an Papier und Arbeitskapazität zu minimieren.

Daneben bietet dieses System den Kreistagsmitgliedern einen ablagefreien Zugang zu allen Vorlagen und Sitzungsinformationen. Nicht zuletzt kann es der Vereinfachung von Vertretungsregelungen dienen, weil die Versendung von Unterlagen an Vertreter bei Abwesenheit von Mitgliedern entfallen kann.

Rechtliche Voraussetzungen

Die rechtlichen Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit einer Ladung auf elektronischem Wege werden als gegeben betrachtet:

?         Landkreisordnung Sachsen-Anhalt (LKO)

              § 40 Einberufung des Kreistages und seiner Ausschüsse

              (4) „... Die Einberufung hat schriftlich oder elektronisch in einer angemessenen               Frist, mindestens jedoch eine Woche vor der Sitzung, unter Mitteilung der Verhand-              lungsgegenstände zu erfolgen. ...“

?         Geschäftsordnung des Landkreises (Börde) für den Kreistag und seine Ausschüsse:

§ 1 Einberufung, Ladung, Teilnahme

              (1) Der Vorsitzende des Kreistages beruft den Kreistag im Einvernehmen mit dem               Landrat schriftlich oder elektronisch unter Mitteilung der Tagesordnung und Angabe               von Ort und Zeit der Sitzung ein.

Anlage:

Einführung in die digitale Kreistagsarbeit